デジタル化 PR

デジタル化で最も取り組みやすいのはペーパーレス化【効果もわかりやすい!】

デジタル化で最も取り組みやすいのはペーパーレス化【効果もわかりやすい】
※記事内に商品プロモーションを含む場合があります

紙文化が根強い日本のビジネス社会では、まだまだペーパーレス化が進んでいない企業が多いです。

IT企業など、ペーパーレス化が進んでいる企業も中にはありますが、

まだまだ特定の業種・企業に限られているのが現状で、紙文化から脱却できていません。

デジタル化が促進されている今、最も取り組みやすい活動の1つはペーパーレス化です。

ペーパーレス化は、取り組んだことが明確に数値として現れてくるので、効果もわかりやすいです。

デジ太郎
デジ太郎
デジタル化で何をしよう?」と悩んでいる方は、
まずはペーパーレス化を検討してみてね!

デジタル化で「ペーパーレス化」をする理由

簡単にいうと、ペーパーレス化が進めば、以下の削減が期待できるからです。

  1. 紙を物理的に受け渡しする手間
  2. 紙が手元に届くまでの待ち時間
  3. 紙の印刷費用
デジ太郎
デジ太郎
順番にみていくよ!

理由①:紙を物理的に受け渡しする手間を減らすため

在宅勤務・テレワークなどでも問題になりましたが、紙中心で業務がまわっていた職場では、どうしても出社する必要があり、出社しないとできない業務があったりします。

  • 書面への押印
  • 申請書類(紙)の提出/受付など

申請書は「PDF」などの電子データはNGで、「紙」である必要があったりと、社内ルールで決められているところもあります。

紙に振り回されて、書面への押印や申請書の提出/受付のためだけに出社するというのは、ちょっとスマートではないですよね。

  • 電子押印
  • 電子データでの申請
  • 電子データでの受付

こういったことができれば、紙の物理的な受け渡しは不要になります。

こうしたペーパーレス化が今、求められています。

理由②:紙が手元に届くまでの待ち時間を減らすため

ペーパーレス化が必要なもう1つの理由は、見積書などの紙が手元に届くまでの待ち時間を減らすためです。

というのも、どこかの企業に見積もりを依頼した場合、で提出してくる企業が大半です。

デジ太郎
デジ太郎
絶対に紙である必要はないんだけどね…。

中には社内ルールで「見積書=紙」と決められている場合もありますが、それは独自ルール。法律で決められているわけではありません。

見積書が紙で送られてくる場合、以下のどちらかで提出されることが多いかと思います。

  • 郵送
  • 営業担当者から手渡し

郵送の場合

取引先の郵送手続きから自社での受け取りまで、少なくとも2〜3日はかかってしまいます。

営業担当者から手渡しの場合

営業担当者の移動時間や受取日時の調整などで、それなりに手間です。

ましてや、見積依頼者が出張やテレワークなどで会社に不在の場合は、都合がわるいですよね…。

見積依頼者がほしいのは「紙」ではなくて、見積の内容です。

見積書が「PDF」などでデータ化されていれば、それこそメールに添付して送ってもらえればそれで要件は完了です。

こうした紙が手元に届くまでの待ち時間を不要にするためにも、ペーパーレス化が必要です。

理由③:印刷費用を減らすため

会議や打ち合わせなどで、出席人数分の資料を紙に印刷していませんか?

プレゼンや報告書などの資料を日々人数分印刷していたら、それこそ印刷費用は高くついてしまいます。

「どうせ」という言い方はしたくありませんが、おそらく会議や打ち合わせが終わった後には、ゴミ箱行きです。

または、シュレッダーをかけて廃棄するのは見え見えです。

デジ太郎
デジ太郎
環境のためにエコでもないよね。

紙1枚の費用は大したことはないですが「塵も積もれば〜」で、年間でみるとそれなりの費用になっていることがしばしば。

一度、自社の印刷費用を確認してみてください。きっと結構な費用がかかっているはずですよ。

印刷費用を削減するためにも、やはりペーパーレス化は必須です。

デジタル化の「ペーパーレス化」の効果はどうやって測る?

ペーパーレス化で最も効果がわかりやすいのは、印刷費用の削減です。

極端な話、現状の印刷費用がわかっていて、今後の印刷数をゼロにすれば、

それだけで印刷費用の削減効果は、明確に測ることができます。

ペーパーレス化による印刷費用の削減効果(例)

例えば、印刷費用が年間100万円かかっていて、ペーパーレス化で印刷数をゼロにできたとしましょう。

これだけで、今後ずっと年間100万円の削減効果です。

10年続けば1,000万円です。

わかりやすいですよね。
ただ、これは理想の話。

現実的には印刷数をゼロにするのは難しいので、なるべく「印刷数を減らそう!」というのが趣旨です。

印刷費用の内訳は?

印刷費用の内訳としては、主に次の3つです。

  • 印刷機のレンタル/リース
  • インク/トナー
  • コピー用紙

印刷機のレンタル/リース費用

複合機やプリンターなど、印刷機はレンタル/リースしている企業が多いと思いますが、いかがでしょうか?

たいてい1台ではなく、3台とか印刷機を複数台レンタル/リースしている企業が多いと思います。

印刷数を減らすことができれば、印刷機の利用頻度も減り、結果的にレンタル/リースする台数を減らすことができますよね。

印刷機は使っていなくても、レンタル/リース費用が毎月固定費としてかかるので、軽視はできません。

インク/トナー・コピー用紙の購入費用

印刷機のインクやトナー、コピー用紙の購入費用は、印刷機の使用量に比例して増えていきます。

例えば、印刷数を10%削減するだけで、これらの費用をざっくり10%削減できます。

中でも意外と知られていないですが、インクやトナーは結構な値段がします。

トナーの価格相場は1本あたり3~7万円くらい。

意外とばかにできないです。

デジタル化で、ペーパーレス化を進める方法

ペーパーレスは、別にデジタル化ではなくても、意識するだけで今日からできます。
まずそれが1つ。

そして、本格的にデジタル化でペーパーレスを進めるために「ワークフローシステム」を活用する方法

この2つを紹介します。

①ペーパーレス化は意識するだけでできる!

ペーパーレス化を進めるにあたって意識すべきことは、とにかく「印刷しない!」を徹底することです。

デジ太郎
デジ太郎
これが本当に重要だよ。

まず、何かしら報告やプレゼンするにあたって印刷する機会があっても、まずは「印刷しない」で試してみてください。

ただし、1回の試行ではNGですよ。
人はこれまで通りのやり方を好み、変化を嫌います。

まず、ほとんどの人が「印刷しろ!」と要求してきます。

ですが、鬼の心で何回か試してしてみてください。乗り切ってみてください。

3回ほど試してみると、本当の必要性がわかってくるはずです。

  • 本当に必要であれば、今後も印刷する。
  • 必要なければ、今後は印刷しない。
  • 必要な人が少数の場合は、各自で印刷してもらう。

こういったことを繰り返していけば、少しずつ印刷数は減っていき、結果的に印刷費用を削減することができます。

②ワークフローシステムを活用したペーパーレス化

本格的にデジタル化で「ペーパーレス」を進めていくなら、ワークフローシステムを活用するのが有効です。

WordやExcelで作られた申請書に入力し、印刷し、押印し、申請先に提出。

現状こうしたやり方をしている企業が多いと思います。役所とかでもそうですよね。

これがワークフロー化できれば、

Web画面に必要事項を入力し、承認者を設定し、申請Go!

これだけです。

印刷が不要になるだけでなく、承認行為もついているので、申請自体がめちゃくちゃ簡単になります。

ワークフローシステムは探せばたくさん製品化されていますが、以下が有名どころですね。

実際に利用するには「初期費用」や「ランニング費用」がかかってきます。

長い目で費用対効果を確認し、効果があると試算できれば、ぜひワークフローシステムを活用してみてください。

まとめ

今回は、デジタル化で最も取り組みやすい活動の1つに「ペーパーレス化」を紹介をしました。

ペーパーレス化は、取り組んだことが数値に現れてくるので、効果も明確にわかります。

「デジタル化で何をしよう?」と悩んでいる方、まだ「ペーパーレス化」に取り組んでない方は、ぜひこの機会に取り組んでみてはいかがでしょうか?

デジ太郎
デジ太郎
この記事がいいなと思った方は、下のSNSボタンからシェアをお願いします。